Juni 2, 2022

Führungssystem – DAS richtige Tool auswählen

PROCEDE führt Sie systematisch und strukturiert – gepaart mit der nötigen Erfahrung – zum richtigen QMS-Tool

Die Digitalisierung im Bereich der Management- und Führungssysteme entwickelt sich permanent weiter. Auf dem Markt findet sich eine Vielzahl von Lösungen, Tools und Software. Basierend auf jahrelanger Praxiserfahrung im Aufbau von Führungssystemen hat PROCEDE einen guten Marktüberblick über viele Anwendungen und kennt deren Vor- und Nachteile. Damit die Sicherheit für die richtige Wahl maximiert werden kann, hat sich nachfolgendes Vorgehen bewährt.

5 Schritte führen Sie zum richtigen Tool – Evaluierungstrichter

1. Schritt: Bedürfnisanalyse

In einem ersten Schritt werden Ihre Kundenbedürfnisse ermittelt:

• IST Aufnahme; was ist vorhanden, welche Herausforderungen bestehen?
• Welches ist das Hauptziel des Führungssystems?
• Welche Normen sollen abgedeckt werden?
• Abzudeckende Elemente / Bereiche:
  – Prozessmodellierung, Workflow
  – Rollenmodell, Revisionierung, Archivierung, usw.
  – Module: Auditmanagement, Risikomanagement
  – Beschwerdemanagement, Prüf- Messmittel, usw.
  – Welches sind die Anforderungen aus Sicht der Informatik?
  – Welche Systemanbindungen müssen beachtet werden (ERP, Active Directory), usw.
  – und weitere ….

Die Anforderungen werden detailliert aufgenommen und hinsichtlich Nutzens und Wichtigkeit priorisiert. Dabei kommen entsprechende, von PROCEDE entwickelte Hilfsmittel zum Einsatz.

2. Schritt: Grobevaluation

Basierend auf dem gewichteten Anforderungskatalog werden die für die Aufgabenstellung in Frage kommenden Tools evaluiert. Dazu dient auf der einen Seite die umfassende Erfahrung der PROCEDE Partner und auf der anderen Seite werden mittels Internetrecherche (falls notwendig) weitere mögliche Tools ermittelt.
–> Ziel: erstellen einer Longlist (5 – 10 Anbieter)

Es werden erste Informationen eingeholt und aufbereitet und mögliche Demozugänge beschafft.

3. Schritt: Detailevaluation

Im Rahmen der Detailevaluation werden die verschiedenen Anbieter im Anforderungskatalog und ihre Lösungen bewertet und so eine erste Rangfolge der möglichen Tools erarbeitet. Dabei werden erste Anbieter ausgeschieden und die Liste verkürzt.
–> Ziel: erstellen einer Shortlist (2 – 4 Anbieter)

In diesem Schritt haben die Anbieter die Möglichkeit, ihre Lösung vorzustellen. Es werden Referenzauskünfte eingeholt und/oder Referenzinstallationen besichtigt (oder PROCEDE kann diese zeigen). Sind die Anforderungen eingegrenzt, werden von den verbleibenden Anbietern detaillierte Offerten eingeholt.

4. Schritt: Auswahl

Die verbleibenden Anbieter werden final bezüglich Umsetzung der Anforderungen, Kosten / Nutzen, IT-Technologie usw.  überprüft. Das Auswahlteam formuliert eine Empfehlung zu Händen der Geschäftsleitung.
–> Ziel: Anbieter / Lösung auswählen

5. Schritt: Umsetzung

Die Projektarbeit mit dem Aufbau und der Einführung des neuen Führungssystem kann beginnen (inkl. Installation, Schulung der Software).

Autor: Ariano Nijsen